Desde o advento da comunicação pela internet, o email assumiu o papel de método mais convencional e tradicional. No entanto, o uso inadequado do mesmo tem representado um significativo entrave à produtividade, tanto em nível individual quanto corporativo.

Por esse motivo, compilei algumas práticas excelentes – também conhecidas como netiquetas – para você otimizar sua eficiência.

Uso pessoal do email corporativo

Primeiramente, é crucial lembrar que estamos lidando com uma ferramenta de natureza corporativa. Abordar assuntos pessoais por meio do email carrega o risco de ser percebido como um remetente de spam. Quando enviamos mensagens aos nossos contatos pessoais usando o domínio de nossa empresa, corremos o risco de nos tornar alvos de emails com correntes, mensagens em PowerPoint e outras formas de conteúdo “divertido”, mas que acabam expondo nosso endereço na web, uma vez que poucas pessoas se preocupam em usar o recurso “cópia oculta”.

Newsletters

Da mesma forma, devemos evitar nos cadastrarmos em newsletters a torto e a direita. Nunca sabemos com quem essas fontes compartilham mailings, e talvez quando nos dermos conta do número de spams que estamos recebendo seja muito tarde.

Uso Corporativo

Algumas práticas simples são capazes de otimizar nossa produtividade.

1. Quando enviar um email (em detrimento de telefonemas ou contato pessoal)?
Enviar um email para resolver problemas nem sempre é a melhor forma. Na maioria das vezes, é mais rápido e mais eficaz falar com a pessoa pessoalmente ou por telefone. O email vale a pena quando isso não é possível, não eximindo o remetente de entrar em contato com o destinatário para alinhar o assunto – verificar se foi bem entendido, se providências a respeito foram tomadas, dentre outras ações.

O email também é uma boa forma até para complementar esse contato direto, formalizando o que foi combinado nesse contato direto. De forma rápida e clara.

Os executivos, em geral, preferem receber informações de seu interesse pessoalmente. Prefira deixar para enviar por emails as informações que forem especificamente solicitadas por eles. Imaginem se cada colaborador enviar pros seus chefes cópia de cada emails que redigirem? No final das contas, o que for realmente importante estará escondido como uma agulha no palheiro.

2. Quando é hora de parar (e marcar uma reunião)?
Muitas vezes uma mensagem compartilhada torna-se uma discussão interminável. E nem sempre as mensagens que se somam efetivamente agregam valores.

Quando os emails começam a se multiplicar em torno do mesmo assunto, é hora de provocar uma reunião, seja presencial, seja conference call. Aí sim, ao final dessa atividade, fica designado um responsável por formalizar o entendimento, via email, com os envolvidos, resolvendo a questão.

3. Utilizar sempre o campo Assunto de forma racional
Quando uma caixa de emails está cheia, uma das formas que as pessoas usam para saber quais ler primeiro é pelo Assunto. Portanto, saber especificar essa informação geralmente é uma boa estratégia. Isso também ajuda os usuários (tanto quem enviou quanto quem recebeu) a achar o email mais rapidamente, numa busca por mensagens antigas.

A boa prática é ter uma Assunto abrangente e ao mesmo tempo objetivo. Assuntos genéricos como simplesmente o nome da empresa ou “pendências” muitas vezes não dizem muita coisa.

Ao mesmo tempo, evite-se desgastar as expressões “urgente” e “importante” corriqueiramente, pois pode-se terminar caindo no descrédito, de forma que quando o assunto realmente exigir maior atenção, talvez o leitor já nem leve em conta.

4. Definir racionalmente os destinatários
A quem realmente interessa a mensagem? Cada vez que enviamos ou respondemos um email deveríamos nos fazer essa pergunta. Com isso, reduziríamos bastante o grande número de emails a circularem na empresa e ajudaríamos as pessoas a trabalharem melhor.

Às vezes, um assunto envolve determinadas pessoas no início, mas alguns dos copiados já deram sua participação e a conversa evolui para outras determinações que não mais lhe interessam. Por que continuar enviando para ele?

Quando for enviar informativos de interesse comum, evite utilizar cópias abertas. Incrível, mas ainda hoje há muitas pessoas que não sabem utilizar o campo “CCO” (com cópia oculta). Esta forma preserva os endereços de todos os destinatários, de forma que se alguém quiser responder a mensagem, irá apenas para o rementente, preservando os demais destinatários.

5. Cuidados no tratamento com clientes
Muita gente não se dá conta, mas o email corporativo expressa muito mais o “nós” do que o “eu”. Se estou tratando com um cliente, ele quer saber o que a empresa pode fazer por ele, e não o que você fará. Portanto, evite se comprometer dando prazos ou assumindo riscos que não poderão ser cumpridos pela empresa.

No corre-corre, muitas vezes esquecemos de ser cordiais, e devemos estar atentos a isso. Os emails são frios, portanto o destinatário não tem como saber em que tom você está tratando dos assuntos. Por isso, não deixe de fazer uma saudação inicial como “Caro fulano de tal”, ou “Prezado Beltrano”, ou até o nome direto do destinatário, dependendo de seu grau de aproximação.

Da mesma forma, na conclusão procure utilizar expressões como “atenciosamente” ou “cordialmente” antes da assinatura. É interessante até implementá-la na própria assinatura automática.

E já falando da assinatura, é só seguir o padrão corporativo, evitando inovações desnecessárias. Importante seguir nisso com sobriedade, pois a principal informação deve estar no corpo do email. Assinatura tem o objetivo apenas de identificar o remetente e fornecer informações de contato.

Utilização sem falhas do e-mail corporativo: 8 orientações

  1. ESCOLHA DO CANAL DE COMUNICAÇÃO ADEQUADO O e-mail representa uma ferramenta crucial nas comunicações organizacionais. Contudo, seu uso deve ser prioritário para tópicos complexos, formais e que não exijam resposta imediata. Também é indicado para o compartilhamento de arquivos.Respeitando as Necessidades Se a mensagem não requer formalidade extrema, é mais breve ou precisa de resposta rápida, talvez o e-mail não seja o melhor canal. Para esses casos, uma mensagem de texto ou até mesmo uma ligação podem ser mais eficazes. Avalie o contexto antes de optar por um e-mail.
  2. ASSUNTO CONCISO E ESCLARECEDOR O assunto é o cartão de visita da mensagem. É a primeira impressão que o destinatário terá. Portanto, seja direto e claro no assunto escolhido. Evite mistérios ou informações vagas. “Dúvida” não é um título adequado, enquanto “Dúvida sobre apresentação de 31/05” é mais informativo.Comunicação Clara Optar por um assunto que antecipe o conteúdo ajuda o destinatário a entender a relevância. Evite assuntos enigmáticos ou tentativas de humor. No ambiente profissional, clareza é fundamental para evitar mal-entendidos.
  3. CUIDADO COM “RESPONDER A TODOS” O botão “responder a todos” envia a mensagem para todos os destinatários. Use com critério, pois o excesso pode sobrecarregar as caixas de entrada.Uso Estratégico Em questões que envolvam opiniões de um grupo, considere se é necessário que todos vejam todas as respostas. Avalie se responder apenas ao remetente original é mais apropriado. Use o recurso com parcimônia.
  4. LINGUAGEM FORMAL E ADEQUADA Comunicações escritas demandam formalidade, especialmente no ambiente profissional. Lembre-se de que e-mails podem ser observados por supervisores. Mantenha o foco no trabalho e evite temas pessoais.Profissionalismo Utilize saudações tradicionais, evite excesso de emojis e pontos de exclamação. Eles podem comprometer a seriedade da mensagem. A linguagem deve ser adaptada ao ambiente corporativo.
  5. CONSIDERE O PERFIL DO DESTINATÁRIO Ajuste o tom do e-mail de acordo com o destinatário. Mensagens curtas podem ser adequadas para colegas próximos, mas superiores ou clientes requerem formalidade.Adaptação Contextual Analise a relação hierárquica, personalidade e necessidades do destinatário. Evite piadas e detalhes pessoais ao tratar de assuntos profissionais.
  6. RESPONDA AOS E-MAILS RECEBIDOS Sempre responda a e-mails pessoais. Mesmo se for um engano, educadamente esclareça a situação. Ignorar mensagens não é profissional.Gentileza e Clareza Mesmo para enganos, responda informando o erro. Isso evita confusões e transmite profissionalismo.
  7. REVISÃO DE CONTEÚDO E GRAMÁTICA Erros gramaticais podem prejudicar a imagem profissional. Leia a mensagem antes de enviar, verificando erros e clareza.Cuidado com os Detalhes Além da gramática, certifique-se de que todas as informações necessárias estão incluídas na mensagem.
  8. VERIFIQUE OS NOMES E E-MAILS Revise os destinatários antes de enviar. Erros podem ocorrer, prejudicando a comunicação. Escreva os endereços apenas após a redação da mensagem para evitar envios incompletos.Profissionalismo no Endereço Use somente o e-mail corporativo para assuntos profissionais. Endereços pessoais não são apropriados no ambiente de trabalho.

A utilização do e-mail corporativo requer atenção a pequenos detalhes. Essas práticas podem impactar sua imagem no ambiente profissional. Portanto, utilize essa ferramenta com responsabilidade e bom senso. Compartilhe essas orientações para benefício de outros profissionais.

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