<\/span><\/h2>\n\n\n\nAlgumas pr\u00e1ticas simples s\u00e3o capazes de otimizar nossa produtividade.<\/p>\n\n\n\n
1. Quando enviar um email<\/em> (em detrimento de telefonemas ou contato pessoal)?<\/strong>
Enviar um email<\/em> para resolver problemas nem sempre \u00e9 a melhor forma. Na maioria das vezes, \u00e9 mais r\u00e1pido e mais eficaz falar com a pessoa pessoalmente ou por telefone. O email<\/em> vale a pena quando isso n\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel, n\u00e3o eximindo o remetente de entrar em contato com o destinat\u00e1rio para alinhar o assunto \u2013 verificar se foi bem entendido, se provid\u00eancias a respeito foram tomadas, dentre outras a\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\nO email<\/em> tamb\u00e9m \u00e9 uma boa forma at\u00e9 para complementar esse contato direto, formalizando o que foi combinado nesse contato direto. De forma r\u00e1pida e clara.<\/p>\n\n\n\nOs executivos, em geral, preferem receber informa\u00e7\u00f5es de seu interesse pessoalmente. Prefira deixar para enviar por emails<\/em> as informa\u00e7\u00f5es que forem especificamente solicitadas por eles. Imaginem se cada colaborador enviar pros seus chefes c\u00f3pia de cada emails<\/em> que redigirem? No final das contas, o que for realmente importante estar\u00e1 escondido como uma agulha no palheiro.<\/p>\n\n\n\n2. Quando \u00e9 hora de parar (e marcar uma reuni\u00e3o)?<\/strong>
Muitas vezes uma mensagem compartilhada torna-se uma discuss\u00e3o intermin\u00e1vel. E nem sempre as mensagens que se somam efetivamente agregam valores.<\/p>\n\n\n\nQuando os emails<\/em> come\u00e7am a se multiplicar em torno do mesmo assunto, \u00e9 hora de provocar uma reuni\u00e3o, seja presencial, seja conference call<\/em>. A\u00ed sim, ao final dessa atividade, fica designado um respons\u00e1vel por formalizar o entendimento, via email<\/em>, com os envolvidos, resolvendo a quest\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n3. Utilizar sempre o campo Assunto de forma racional<\/strong>
Quando uma caixa de emails est\u00e1 cheia, uma das formas que as pessoas usam para saber quais ler primeiro \u00e9 pelo Assunto. Portanto, saber especificar essa informa\u00e7\u00e3o geralmente \u00e9 uma boa estrat\u00e9gia. Isso tamb\u00e9m ajuda os usu\u00e1rios (tanto quem enviou quanto quem recebeu) a achar o email<\/em> mais rapidamente, numa busca por mensagens antigas.<\/p>\n\n\n\nA boa pr\u00e1tica \u00e9 ter uma Assunto abrangente e ao mesmo tempo objetivo. Assuntos gen\u00e9ricos como simplesmente o nome da empresa ou \u201cpend\u00eancias\u201d muitas vezes n\u00e3o dizem muita coisa.<\/p>\n\n\n\n
Ao mesmo tempo, evite-se desgastar as express\u00f5es \u201curgente\u201d e \u201cimportante\u201d corriqueiramente, pois pode-se terminar caindo no descr\u00e9dito, de forma que quando o assunto realmente exigir maior aten\u00e7\u00e3o, talvez o leitor j\u00e1 nem leve em conta.<\/p>\n\n\n\n
4. Definir racionalmente os destinat\u00e1rios<\/strong>
A quem realmente interessa a mensagem? Cada vez que enviamos ou respondemos um email<\/em> dever\u00edamos nos fazer essa pergunta. Com isso, reduzir\u00edamos bastante o grande n\u00famero de emails<\/em> a circularem na empresa e ajudar\u00edamos as pessoas a trabalharem melhor.<\/p>\n\n\n\n\u00c0s vezes, um assunto envolve determinadas pessoas no in\u00edcio, mas alguns dos copiados j\u00e1 deram sua participa\u00e7\u00e3o e a conversa evolui para outras determina\u00e7\u00f5es que n\u00e3o mais lhe interessam. Por que continuar enviando para ele?<\/p>\n\n\n\n
Quando for enviar informativos de interesse comum, evite utilizar c\u00f3pias abertas. Incr\u00edvel, mas ainda hoje h\u00e1 muitas pessoas que n\u00e3o sabem utilizar o campo \u201cCCO\u201d (com c\u00f3pia oculta). Esta forma preserva os endere\u00e7os de todos os destinat\u00e1rios, de forma que se algu\u00e9m quiser responder a mensagem, ir\u00e1 apenas para o rementente, preservando os demais destinat\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n
5. Cuidados no tratamento com clientes<\/strong>
Muita gente n\u00e3o se d\u00e1 conta, mas o email<\/em> corporativo expressa muito mais o \u201cn\u00f3s\u201d do que o \u201ceu\u201d. Se estou tratando com um cliente, ele quer saber o que a empresa pode fazer por ele, e n\u00e3o o que voc\u00ea far\u00e1. Portanto, evite se comprometer dando prazos ou assumindo riscos que n\u00e3o poder\u00e3o ser cumpridos pela empresa.<\/p>\n\n\n\nNo corre-corre, muitas vezes esquecemos de ser cordiais, e devemos estar atentos a isso. Os emails<\/em> s\u00e3o frios, portanto o destinat\u00e1rio n\u00e3o tem como saber em que tom voc\u00ea est\u00e1 tratando dos assuntos. Por isso, n\u00e3o deixe de fazer uma sauda\u00e7\u00e3o inicial como \u201cCaro fulano de tal\u201d, ou \u201cPrezado Beltrano\u201d, ou at\u00e9 o nome direto do destinat\u00e1rio, dependendo de seu grau de aproxima\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\nDa mesma forma, na conclus\u00e3o procure utilizar express\u00f5es como \u201catenciosamente\u201d ou \u201ccordialmente\u201d antes da assinatura. \u00c9 interessante at\u00e9 implement\u00e1-la na pr\u00f3pria assinatura autom\u00e1tica.<\/p>\n\n\n\n
E j\u00e1 falando da assinatura, \u00e9 s\u00f3 seguir o padr\u00e3o corporativo, evitando inova\u00e7\u00f5es desnecess\u00e1rias. Importante seguir nisso com sobriedade, pois a principal informa\u00e7\u00e3o deve estar no corpo do email<\/em>. Assinatura tem o objetivo apenas de identificar o remetente e fornecer informa\u00e7\u00f5es de contato.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Utiliza\u00e7\u00e3o sem falhas do e-mail corporativo: 8 orienta\u00e7\u00f5es<\/strong><\/span><\/h2>\n\n\n\n\n- ESCOLHA DO CANAL DE COMUNICA\u00c7\u00c3O ADEQUADO<\/strong> O e-mail representa uma ferramenta crucial nas comunica\u00e7\u00f5es organizacionais. Contudo, seu uso deve ser priorit\u00e1rio para t\u00f3picos complexos, formais e que n\u00e3o exijam resposta imediata. Tamb\u00e9m \u00e9 indicado para o compartilhamento de arquivos.Respeitando as Necessidades<\/strong> Se a mensagem n\u00e3o requer formalidade extrema, \u00e9 mais breve ou precisa de resposta r\u00e1pida, talvez o e-mail n\u00e3o seja o melhor canal. Para esses casos, uma mensagem de texto ou at\u00e9 mesmo uma liga\u00e7\u00e3o podem ser mais eficazes. Avalie o contexto antes de optar por um e-mail.<\/li>\n\n\n\n
- ASSUNTO CONCISO E ESCLARECEDOR<\/strong> O assunto \u00e9 o cart\u00e3o de visita da mensagem. \u00c9 a primeira impress\u00e3o que o destinat\u00e1rio ter\u00e1. Portanto, seja direto e claro no assunto escolhido. Evite mist\u00e9rios ou informa\u00e7\u00f5es vagas. “D\u00favida” n\u00e3o \u00e9 um t\u00edtulo adequado, enquanto “D\u00favida sobre apresenta\u00e7\u00e3o de 31\/05” \u00e9 mais informativo.Comunica\u00e7\u00e3o Clara<\/strong> Optar por um assunto que antecipe o conte\u00fado ajuda o destinat\u00e1rio a entender a relev\u00e2ncia. Evite assuntos enigm\u00e1ticos ou tentativas de humor. No ambiente profissional, clareza \u00e9 fundamental para evitar mal-entendidos.<\/li>\n\n\n\n
- CUIDADO COM “RESPONDER A TODOS”<\/strong> O bot\u00e3o “responder a todos” envia a mensagem para todos os destinat\u00e1rios. Use com crit\u00e9rio, pois o excesso pode sobrecarregar as caixas de entrada.Uso Estrat\u00e9gico<\/strong> Em quest\u00f5es que envolvam opini\u00f5es de um grupo, considere se \u00e9 necess\u00e1rio que todos vejam todas as respostas. Avalie se responder apenas ao remetente original \u00e9 mais apropriado. Use o recurso com parcim\u00f4nia.<\/li>\n\n\n\n
- LINGUAGEM FORMAL E ADEQUADA<\/strong> Comunica\u00e7\u00f5es escritas demandam formalidade, especialmente no ambiente profissional. Lembre-se de que e-mails podem ser observados por supervisores. Mantenha o foco no trabalho e evite temas pessoais.Profissionalismo<\/strong> Utilize sauda\u00e7\u00f5es tradicionais, evite excesso de emojis e pontos de exclama\u00e7\u00e3o. Eles podem comprometer a seriedade da mensagem. A linguagem deve ser adaptada ao ambiente corporativo.<\/li>\n\n\n\n
- CONSIDERE O PERFIL DO DESTINAT\u00c1RIO<\/strong> Ajuste o tom do e-mail de acordo com o destinat\u00e1rio. Mensagens curtas podem ser adequadas para colegas pr\u00f3ximos, mas superiores ou clientes requerem formalidade.Adapta\u00e7\u00e3o Contextual<\/strong> Analise a rela\u00e7\u00e3o hier\u00e1rquica, personalidade e necessidades do destinat\u00e1rio. Evite piadas e detalhes pessoais ao tratar de assuntos profissionais.<\/li>\n\n\n\n
- RESPONDA AOS E-MAILS RECEBIDOS<\/strong> Sempre responda a e-mails pessoais. Mesmo se for um engano, educadamente esclare\u00e7a a situa\u00e7\u00e3o. Ignorar mensagens n\u00e3o \u00e9 profissional.Gentileza e Clareza<\/strong> Mesmo para enganos, responda informando o erro. Isso evita confus\u00f5es e transmite profissionalismo.<\/li>\n\n\n\n
- REVIS\u00c3O DE CONTE\u00daDO E GRAM\u00c1TICA<\/strong> Erros gramaticais podem prejudicar a imagem profissional. Leia a mensagem antes de enviar, verificando erros e clareza.Cuidado com os Detalhes<\/strong> Al\u00e9m da gram\u00e1tica, certifique-se de que todas as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias est\u00e3o inclu\u00eddas na mensagem.<\/li>\n\n\n\n
- VERIFIQUE OS NOMES E E-MAILS<\/strong> Revise os destinat\u00e1rios antes de enviar. Erros podem ocorrer, prejudicando a comunica\u00e7\u00e3o. Escreva os endere\u00e7os apenas ap\u00f3s a reda\u00e7\u00e3o da mensagem para evitar envios incompletos.Profissionalismo no Endere\u00e7o<\/strong> Use somente o e-mail corporativo para assuntos profissionais. Endere\u00e7os pessoais n\u00e3o s\u00e3o apropriados no ambiente de trabalho.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
A utiliza\u00e7\u00e3o do e-mail corporativo requer aten\u00e7\u00e3o a pequenos detalhes. Essas pr\u00e1ticas podem impactar sua imagem no ambiente profissional. Portanto, utilize essa ferramenta com responsabilidade e bom senso. Compartilhe essas orienta\u00e7\u00f5es para benef\u00edcio de outros profissionais.<\/p>\n\n\n\n
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